Config GmbH

Über den Betrieb

Die Config GmbH ist ein Softwareentwickler mit Sitz in Schöngeising. Das Unternehmen unterstützt andere Unternehmen dabei, ihre elektronischen Dokumente steuersicher zu archivieren und somit den gesetzlichen Vorgaben zu entsprechen. Denn jedes Unternehmen, ob groß oder klein, ist verpflichtet, Bücher, Aufzeichnungen und elektronische Unterlagen gemäß den gesetzlichen Vorschriften zu führen und zu archivieren. Viele Unternehmer sind der Meinung, dass die gesetzlichen Vorgaben mit der Erstellung des Buchungssatzes erfüllt seien. Nur vergessen sie dabei, dass die Archivierung der Korrespondenz per E-Mail, PDF-Rechnungen, Schriftsätze uvm. dazu gehört. Ein Ausdruck einer E-Mail oder PDF Rechnung auf Papier reicht auf keinen Fall! Wenn die richtige E-Mail nicht gefunden wird, kann es bei einer Betriebsprüfung schnell Probleme geben. Um zu überprüfen, ob Unternehmen ihre elektronischen Dokumente auch 'steuersicher' archivieren und somit viele Forderungen vom Finanzamt erfüllen, hat die Config GmbH eine Checkliste erstellt. Diese umfasst neun Punkte, die Unternehmen überprüfen sollten, um sicherzustellen, dass sie alle Anforderungen erfüllen. Dazu zählen unter anderem die Aufbewahrungspflicht von elektronischen Dokumenten, die Unveränderbarkeit der Daten und Dokumente sowie die Verknüpfung zwischen Index und Dokument während der gesamten Aufbewahrungsdauer. Die Aufbewahrungspflicht von elektronischen Dokumenten umfasst alle Unterlagen zu Geschäftsvorfällen und die, die zum Verständnis und zur Überprüfung dienen, aufzubewahren. Dazu zählen neben Unterlagen in Papierform auch alle Unterlagen in Form von Daten, Datensätzen und elektronische Dokumente. Somit auch E-Mails. Abrechnungsunterlagen, Bücher und Aufzeichnungen, Buchungsbelege, Rechnungen, Bankbelege, Betriebskostenrechnung, Bilanzen, Kalkulationen, Kassenzettel, Nachnahmebelege, Organisationsunterlagen EDV-Buchführung, Quittungen, Reisekostenabrechnungen müssen beispielsweise zehn Jahre aufbewahrt werden. Handels- oder Geschäftsbriefe, Angebote, Aktenvermerke, Lieferscheine, Preislisten, Schriftwechsel müssen sechs Jahre aufbewahrt werden. Sind aufzeichnungs- und aufbewahrungspflichtige Daten, Datensätze, elektronische Dokumente und Unterlagen im Unternehmen entstanden oder wurden empfangen, so sind sie auch in dieser Form (also elektronisch) aufzubewahren. Sie dürfen daher nicht ausschließlich in ausgedruckter Form aufbewahrt werden und müssen unveränderbar erhalten bleiben. Eingehende elektronische Unterlagen (PDF, Mail) müssen in dem Format aufbewahrt werden, in dem sie empfangen wurden. Selbst die im eigenen DV-System erzeugten Dokumente sind im Ursprungsformat aufzubewahren. Beispiel eine per E-Mail eingegangene Rechnung im PDF Format, eingescannte Papierbelege oder eine Rechnung die im eigenem DV-System erzeugt wurde. Die Unveränderbarkeit der Daten, elektr. Dokumente und Unterlagen können hardwaremäßig, softwaremäßig als auch organisatorisch gewährleistet werden. Die Ablage in einem Dateisystem erfüllt diese Anforderung ohne weitere Maßnahmen nicht! Der Unternehmer hat sein DV-System zu sichern gegen: Löschen, Unauffindbarkeit, Vernichtung, Diebstahl, unberechtigter Eingaben und Veränderungen. Die E-Mail dient heutzutage als ganz normale Korrespondenz. Viele Geschäftsbriefe, Angebote, Rechnungen, Absprachen zu Geschäften usw. werden per E-Mail versendet und empfangen. Somit ist diese Korrespondenz per E-Mail über 6 bzw. 10 Jahre aufbewahrungspflichtig und muss archiviert werden. Newsletter und Spams sind davon nicht betroffen. DIENT DIE E-MAIL ALS HANDELS- ODER GESCHÄFTSBRIEF SO IST DIESE EBENFALLS ELEKTRONISCH AUFZUBEWAHREN UND MIT EINEM NACHVOLLZIEHBAREN UND EINDEUTIGEN INDEX ZU VERSEHEN. Die Config GmbH bietet Unternehmen eine günstige und effektive Lösung, um den Überblick bei der täglichen E-Mail-Flut nicht zu verlieren und gesetzlichen Vorgaben zu entsprechen. Eine Forderung vom Prüfer könnte z.B. sein: Ich möchte alle Unterlagen zum Projekt XY haben. Also nicht nur Angebote und Rechnungen sondern auch alle Briefe, Mails, Notizen, Verträge etc. Und zwar im Original also kein Ausdruck auf Papier. Im Zweifel mit Nachweis, dass dies die Originale sind. Handeln Sie schnell und kontaktieren Sie die Config GmbH, um Ihre elektronischen Dokumente steuersicher zu archivieren.

Branchen

Mehr Softwareentwickler in Schöngeising