DOCUBYTE HM GmbH

Über den Betrieb

DOCUBYTE HM GmbH ist ein Unternehmen, das sich auf die Digitalisierung von Papierdokumenten spezialisiert hat. Das Unternehmen gehört zur Kategorie Sonstige und befindet sich in Planegg. Durch die Digitalisierung von Papierdokumenten spart das Unternehmen Platz und sorgt für effiziente Prozesse. Die Arbeit wird sicherer, flexibler und nachhaltiger, da sie von Papier befreit ist. DOCUBYTE HM GmbH bietet kleine und große Lösungen an, die zu jedem Unternehmen passen. Mit ihren Hightech- und Spezial-Scannern digitalisieren sie Dokumente verlustfrei und äußerst schonend, insbesondere bei hochempfindlichen Vorlagen. Alle Daten werden richtig abgelegt, zugeordnet und sind weltweit rund um die Uhr abrufbar. Das Unternehmen bietet ein bequemes und sicheres Online-Archiv an. Jedes physische Dokument kann grundsätzlich digitalisiert werden. Die beiden gängigen Verfahren sind das Scannen und das Abfotografieren. Einfach und schnell zu digitalisieren sind alle Dokumente aus normalem Papier in regulären DIN A Formaten oder Zwischengrößen. Beispiele für zu digitalisierende Dokumente sind Anforderungsscheine, Arbeitsunfähigkeitsbescheinigungen, Bauakten, Baupläne, Bedienungsanleitungen, Befundhefte, Behandlungsausweise, Berichte, Bestellkarten, Bordbücher, Briefe, Buchhaltungsdokumente, Dokumentationen, Etiketten, Fahrtenbücher, Frachtbriefe, Fragebögen, Jahresabschlüsse, Karteiblätter, KFZ-Briefe, Klappkarten, Krankenblätter, Labordokumentationen, Laborscheine, Leistungsbücher, Lieferscheine, Nachweise, Pässe (Allergiepässe / Röntgenpässe, etc.), Personalakten, Privatrezepte, Projektunterlagen, Protokolle, Quittungen, Rechnungen, Rezepte, technische Dokumentationen, Überweisungen, Umlaufzettel, Urkunden, Verordnungen und Verträge. Diese können mit sogenannten Dokumentenscannern im Stapel gescannt werden. Einige professionelle Dokumentenscanner digitalisieren Dokumente in DIN A3 und so gut wie alle professionellen Dokumentenscanner beherrschen DIN A4 und kleiner. Diese Maschinen arbeiten mit Einzelblatteinzug und scannen in der Regel die Vorderseite und die Rückseite des Dokumentes gleichzeitig. Wenn keine Einzelblätter eingezogen werden können, wird auf das Abfotografieren zurückgegriffen, zum Beispiel bei Büchern, Zeitungen, Zeitschriften, Bauplänen, Magazinen sowie sensiblen historischen Dokumenten, Zeichnungen und Bildern. Alternativ kommen hierfür auch Flachbettscanner oder Grossformatscanner zum Einsatz. Wenn die oben genannten Medientypen aufgetrennt werden dürfen, können sie unter Umständen auch in Dokumentenscannern gescannt werden. Dafür werden zum Beispiel Bücher mithilfe von hydraulischen Stapelschneidern von ihrem Buchrücken beschnitten, womit alle Seiten wieder entbunden sind und in Scanner passen. Die Entscheidung, ob Farbige Scans oder Schwarz-Weiß-Scans sinnvoll sind, hängt von den Anforderungen ab. Standardisierte Rechnungen können zum Beispiel in Schwarz-Weiß gescannt werden, während historische Dokumente oder Firmenchroniken unbedingt in Farbe gescannt werden sollten. Beim Schwarz-Weiß-Scan von Altakten mit vergilbtem Papier können handschriftliche Notizen mit dem Bleistift verloren gehen. Der Standard von DOCUBYTE HM GmbH ist daher der Farb-Scan, um mehr Informationen aus den Dokumenten zu extrahieren. Die Benennung der Scans erfolgt nach den für die späteren Arbeitsabläufe relevanten Merkmalen, wie einem Namen, Datum, Geschäftskennzeichen, Kundennummer oder fortlaufender Nummerierung. Dies ist sowohl für Einzelseiten als auch für gesamte Ordner oder Register möglich. DOCUBYTE HM GmbH bietet auch die Abholung von Dokumenten an. Nach der Besprechung über die Menge an Dokumenten und den zeitlichen Horizont wird ein Termin für die Abholung vereinbart. Das Unternehmen kommt mit Archivkartons und verpackt die Aktenordner, Dokumente, Sammlungen, Briefe oder Pläne sicher und nachvollziehbar.

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