IP Systeme GmbH & Co. KG

Über den Betrieb

IP Systeme GmbH & Co. KG ist ein Softwareentwicklerunternehmen aus Kirchzarten, das den Mittelstand bei der Digitalisierung unterstützt. Die Notwendigkeit der Digitalisierung ist vielen Unternehmen klar, jedoch fehlt es häufig an personellen Ressourcen, um sich aktiv mit dem Thema auseinanderzusetzen. IP Systeme GmbH & Co. KG bietet hier eine Lösung an - durch die intelligente, digitale Dokumentendrehschreibe _PETRA_ und einem automatisierten Workflow-Management werden effiziente Prozesse geschaffen, die Grundlage für Wettbewerbsfähigkeit und langfristigen Erfolg sind. Die Idee eines papierlosen Büros ist nicht neu, jedoch fehlt es oft an Konzepten und passender Softwaretechnologie, um das ankommende analoge Papier in richtige Workflows zu bringen. IP Systeme GmbH & Co. KG widmet sich dieser Herausforderung und vereinigt alle Inputquellen in spezifischen Workflows. Zudem bietet das Unternehmen die Digitalisierung von Akten an, um einen ganzheitlichen, papierlosen Arbeitsprozess zu schaffen. Die intelligente, digitale Dokumentendrehschreibe _PETRA_ von IP Systeme GmbH & Co. KG kann alles verteilen und verarbeiten - von E-Mail-Anhängen (PDF) über die bestehende E-Post, Ablagen auf File-Servern bis hin zur Verarbeitung aus elektronischen Briefkästen. Hierbei arbeitet PETRA komplett digital und eliminiert somit Medienbrüche. IP Systeme GmbH & Co. KG betont die Wichtigkeit eines vordefinierten Arbeitsablaufs, insbesondere für wiederkehrende Dokumentenarten. Das Workflow-Management muss jedoch so gestaltet werden, dass die Flexibilität innerhalb der Verteilung gewahrt bleibt. Mit dem Pareto-Prinzip im Hinterkopf, wonach 80% der Dokumente meist vordefinierte Wege gehen, empfiehlt das Unternehmen eine manuelle Betrachtung der restlichen 20% anstatt einer 100%-Marke. Das Dokumentenmanagement umfasst alle Prozesse und geht daher weit über die reine elektronische Archivierung von Dokumenten hinaus. Am Ende des Dokumentenworkflows findet die elektronische Archivierung statt. IP Systeme GmbH & Co. KG bietet hier unterschiedliche Möglichkeiten, jedoch ist es wichtig, dass die Bestimmungen von Handelsgesetzbuch, Abgabenordnung sowie GoBD erfüllt werden. Die Auffindbarkeit und Vollständigkeit sind hierbei besonders wichtig - wer zu Beginn des Workflows exakt digitalisiert und erfasst hat, hat es am Ende leichter.

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